Pourquoi passer du papier à la dématérialisation complète ?

Avec la numérisation, les documents papier appartiennent au passé dans l’entreprise ! Des factures aux bulletins de livraison en passant par les fiches de paie, la dématérialisation présente de nombreux avantages à condition de bien s’y préparer et de disposer des bons outils. Le début de l’année est le moment idéal pour lancer un projet  » zéro papier « .

Une dépendance au format papier déplorée par les entreprises

Selon une étude menée par IDC France en avril 2020, la réduction de la dépendance aux documents papier figurait dans le top 5 des priorités pour les investissements informatiques des entreprises interrogées dans le secteur de la chaîne d’approvisionnement. En effet, 29 % d’entre elles ont désigné la dématérialisation comme une priorité. Il faut dire que le  » tout papier  » entraîne de nombreuses contraintes pour les entreprises, ne serait-ce qu’en termes de stockage, qui nécessite des locaux dédiés pour les archiver. À l’heure où les entreprises cherchent à optimiser la taille de leurs locaux, notamment avec le développement du télétravail qui permet une rotation des bureaux. Il devient impensable de consacrer de l’espace et donc de l’argent pour du simple papier.

Notez que vous pouvez utiliser coffreo mon compte pour dématérialiser vos documents RH.

Un enjeu de conformité

Passer du papier à la dématérialisation numérique des supports d’information implique d’acheminer les documents à travers plusieurs phases : 

• leur numérisation ;
• leur indexation pour pouvoir les retrouver facilement, afin de garder une trace de toutes les versions successives des documents modifiés ;
• leur archivage et leur certification pour attester de leur véracité. 

Plus d’automatisation pour un traitement plus rapide

L’utilisation d’un outil de numérisation facilite également le travail du service comptable, qui peut utiliser le système de réconciliation automatique pour rapprocher mécaniquement les données des factures avec celles des commandes et des réceptions. L’outil valide leur concordance avant de déclencher le paiement sans intervention humaine, d’où une accélération des traitements et un gain de temps pour les équipes.

Certains outils de dématérialisation sont même spécialisés par métier. Certains par exemple, qui permettent aux entreprises d’optimiser leurs tournées et de développer leur offre de transport tout en maîtrisant les coûts. La dématérialisation des commandes associées automatiquement au moyen de transport le plus adapté permet aux entreprises d’aller plus vite, d’optimiser la gestion des données, mais aussi la gestion des marchandises et des flux d’informations.

Certains documents seront bientôt dématérialisés

La dématérialisation peut toucher tous les formats papier de l’entreprise, qu’il s’agisse de documents RH (bulletins de salaire, notes de frais…) ou commerciaux (catalogues de produits et de services, brochures, plaquettes commerciales, fiches produits, tarifs…), ou encore de documents de transport (bons d’enlèvement, bons de livraison…). 

Attention, certains documents seront dématérialisés dans les prochains mois. C’est le cas, par exemple, du Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), dont la loi sur la santé au travail impose la dématérialisation dans les entreprises de 150 salariés et plus d’ici à 2023.

C’est également le cas pour les factures. En effet, la loi de finances 2020 prévoit que toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures sous format électronique d’ici au 1er juillet 2024. Elles seront ensuite tenues de les émettre électroniquement de manière progressive, d’abord pour les plus grandes entreprises en 2024, puis pour les petites et moyennes entreprises en 2025 et enfin pour les très petites entreprises en 2026. Anticipez ces obligations en vous équipant dès maintenant d’une solution de dématérialisation adaptée à vos besoins.